This toolkit originates from the Health Sciences Information Consortium and is in the process of being adapted and updated by the CHLA/ABSC Standards Standing Committee.
Reporting can take on many different forms but it really is essential in the business world. In health libraries, we may not always see ourselves as a business, but we are in fact, like any other department in our larger organization. We should be reporting our activities, finances, goals, successes and failures all of which should be framed always by the mission and goals of our parent institutions. This section offers a few resources and tools covering formal reporting, informal reporting and fiscal reporting. There are many additional forms of reporting that aren’t covered here. What’s most important is that libraries need to be accountable and partake in whatever standard reporting is happening at their organizations, but also perhaps be proactive about their reporting where it might be considered a ‘value add’.
Les rapports sont essentiels pour être perçus comme faisant partie de l'équipe de votre grande organisation. Soyez proactif lorsque vous le pouvez - si on vous a demandé de renoncer à un rapport annuel formel, envisagez plutôt une infographie annuelle pour communiquer votre valeur. Assurez-vous de lier vos rapports à la mission et aux valeurs de votre organisation.
Exemples
Un rapport formel peut être beaucoup de choses différentes, y compris un rapport annuel plus commun, un rapport de qualité, un rapport financier. Il est généralement accompagné d'un résumé analytique, de divers titres ou sections normalisés, souvent du même format suivi par d'autres services de votre organisation et peut être accompagné de tableaux, de diagrammes, de graphiques et de diverses annexes. Il s'agit généralement d'un rapport sur les activités ou les objectifs de l'année précédente, qui ont été, sous une forme ou une autre, mesurés. Vous trouverez ci-dessous un exemple de feuille de calcul qui peut être utilisée pour décrire les objectifs et les activités mis en évidence par votre département, comment ils seront mesurés et une brève analyse de ces résultats.
Les rapports informels peuvent prendre de nombreuses formes, d'une simple réunion régulière, d'un e-mail, d'une soumission de document à son superviseur direct à une section dans le bulletin d'entreprise, ou même une infographie ! Vous trouverez ci-dessous un exemple d'une brève mise à jour mensuelle du service au conseil d'administration des hôpitaux. Il est considéré comme informel car il ne s'agit que d'une simple mise à jour, avec des processus supplémentaires, des présentations, des évaluations, etc.
EXAMPLE OF INFORMAL REPORTING: BRIEF DEPARTMENT UPDATE We’re r’E’modelling the virtual Library: We’re not your traditional Library, for starters we’re mostly electronic! And while going ‘e’ is more expensive & more complicated than a simple print collection it allows us to serve all staff at all sites staff to support quality at the front line and for immediate patient care. We now have a Library-specific Content Management System to help us do what we need better and faster so we can make sure staff get what they need easier and more efficiently. iPad apps The Library is partnering with the Information Systems team to offer enhanced information resource apps access from mobile devices. The Library will be working with their vendors re: license agreements tech. requirements and authentication of access to optimize these resources for use at the point-of-care. Library: Helping to “Support our Diverse Population” *one of the MVV’s*: In March, the Library marketed access to “RESOURCE NAME” available through the online Library. Resources have been specifically highlighted to the Chaplain’s office and Ethics program and will be emphasized in future resource training. The package includes information by religion on 12 major religions: Amish, Baha'i, Buddhism, Christian Science, Christianity, Confucianism, Hinduism, Islam, Jehovah's Witnesses, Judaism, Pagan, & Taoism As well as by 31 different ethnicities: African American, Arab, Asian Indian, Bosnian, Cambodian, Caribbean/West Indian, American, Chinese, Cuban, Ethiopian/Eritrean, Filipino, Ghanaian, Haitian, Hmong/Laotian, Japanese, Korean, Latino, Liberian, Mexican, Native American, Native HI/Pacific Islander, Nigerian, Polish, Portuguese, Puerto Rican, Roma/Gypsy, Russian, Somali, Sudanese, Thai, Vietnamese The documents are quick and easy to read covering topics like: An overview of religious beliefs, concepts of health, views towards death & dying, labour & birth, gender roles, disease prevention etc. Library Support Snapshot: A selection of areas/topics the Library has supported with professional searching/training - Patient Falls – programs, numbers etc. Pathophysiology and parenteral nutrition with critically ill patients Lowe-level laser therapy Pregnancy and hypothyroidism Multidisciplinary rounds – Best practices Nursing models – active listening
Un rapport budgétaire peut être une simple feuille de calcul Excel ou peut inclure des explications plus détaillées ainsi que des ventilations de coûts. Dans cet exemple, vous verrez une feuille de calcul rapide calculant l'utilisation et le coût par utilisation. Non seulement ces rapports vous aident à évaluer ce que vous devriez acheter, renouveler, etc., mais ils reflètent souvent le type de calculs rigoureux que nos administrateurs recherchent de la part de n'importe lequel de leurs services.
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